Charte documentaire

PREAMBULE

La charte documentaire est un document public qui fixe les grands principes de la politique documentaire de la Bibliothèque de l’EPFL[1].

Elle a pour objectif de présenter les lignes directrices pour la constitution des collections documentaires gérées par la Bibliothèque. Elle définit les axes généraux du développement des collections (principes d’acquisition et de conservation des documents) en fonction des missions et des publics de la Bibliothèque.

La charte documentaire est complétée par des documents profilés pour chaque domaine disciplinaire, dans lesquels les critères de gestion spécifiques à chaque collection sont définis.

La charte documentaire sera révisée tous les trois ans, afin de l’adapter aux évolutions des besoins des publics, de l’offre, des pratiques éditoriales et bibliothéconomiques, ainsi que du cadre légal et financier.

1. LES MISSIONS, LES PUBLICS ET LES COLLECTIONS

1.1. Les missions

La Bibliothèque de l’EPFL, centre de compétences et d’expertise en matière d’Information scientifique et technique, est une bibliothèque publique spécialisée dans les domaines d’enseignement et de recherche de l’Ecole. Elle accompagne ses publics dans l’évaluation, l’utilisation, la production et la dissémination de l’information scientifique.
Dans un contexte en évolution permanente, elle donne, sur place et à distance, un accès large et aisé à l’information scientifique acquise ou produite par l’EPFL.
Elle offre à ses utilisateurs un appui et des services utiles à la réussite de leurs études, à leur recherche ou à leur enseignement.

1.2. Les publics

La Bibliothèque de l’EPFL met tout en oeuvre pour répondre aux besoins de sa communauté institutionnelle: étudiants, enseignants, chercheurs et collaborateurs de l’EPFL. Elle accueille également toutes les personnes intéressées par ses collections et ses services.

1.3. Les collections

La Bibliothèque de l’EPFL, située au sein du Rolex Learning Center et ouverte en février 2010, est le résultat de la fusion de 12 bibliothèques[2] de section et de la Bibliothèque Centrale. Depuis sa création, ses collections sont fortement orientées vers le développement des supports électroniques. La Bibliothèque possède un fonds imprimé particulièrement riche dans les domaines des mathématiques et de l’architecture.

1.3.1. Les collections électroniques

Les collections électroniques ont fait l’objet d’une centralisation en 2006 par la Bibliothèque Centrale (acquisition et mise à disposition). Avec la création de la Bibliothèque de l’EPFL en 2010, le développement de cette collection électronique a été fortement encouragé et accéléré.

1.3.1.1. Collections acquises

Les collections acquises par la Bibliothèque couvrent les domaines d’enseignement et de recherche de l’EPFL et se composent de plus de 10’000 titres de revues, plus de 60’000 ebooks et d’une trentaine de bases de données en ligne.

Composées de publications récentes, les collections incluent également des archives de revues (back files) afin de compléter les collections courantes.

Dans une moindre mesure, des collections de back files d’ebooks peuvent être acquises selon des besoins spécifiques identifiés.

Comportant principalement des ouvrages destinés aux chercheurs ou étudiants avancés (à partir du Master), les collections électroniques comprennent aussi des ouvrages destinés aux étudiants (textbooks) selon l’offre éditoriale et la viabilité du modèle de vente/d’accès.

Un ensemble de titres issus de la presse quotidienne internationale est disponible sous forme électronique.

1.3.1.2. Infoscience

Infoscience est l’archive institutionnelle de l’EPFL signalant et mettant à disposition les travaux et publications scientifiques (articles, proceedings, livres, chapitres de livres, posters, reports, etc.) produits par l’EPFL.

1.3.2. Les collections physiques

Les collections physiques présentes3 à la Bibliothèque de l’EPFL sont marquées par l’histoire de la constitution de ces fonds.

Les collections imprimées se subdivisent ainsi :

1.3.2.1. Collection d’Enseignement

La collection d’Enseignement rassemble les documents recommandés par les enseignants de l’EPFL à leurs étudiants, niveau Bachelor et Master. Elle est essentiellement composée d’ouvrages (textbooks, handbooks, manuels, traités, etc.) référencés dans les livrets de cours et les polycopiés des enseignants de l’EPFL.

1.3.2.2. Collection Recherche

La collection de Recherche vise à proposer une sélection pertinente de documents4 sur tous les sujets de recherche de l’EPFL. Ces collections s’adressent en premier lieu aux étudiants à partir du niveau Master, aux enseignants et chercheurs.

1.3.2.3. Collections spécifiques

1.3.2.3.1. Sciences et Société

Les collections Sciences et Société sont composées de documents de vulgarisation et de culture scientifiques ainsi que de documents en sciences humaines et sociales. Cette collection permet aux publics de s’initier à des domaines scientifiques et techniques hors de leur spécialité. Elle met à disposition des documents de réflexion sur la science et ses applications, des documents concernant l’histoire, la philosophie, l’éthique des sciences. Un fonds composé de films et de romans de science-fiction est également proposé.

Quelques titres de presse nationale et internationale sont mis à disposition par la Bibliothèque à la cafeteria Le Klee.

1.3.2.3.2. Sciences criminelles

La gestion du fonds documentaire de l’Ecole des Sciences Criminelles est confiée à la Bibliothèque de I’EPFL, comme le stipule la convention de dépôt5. Cette collection, composée principalement d’ouvrages, de revues et de travaux de diplômes, est destinée en premier lieu aux étudiants de l’Ecole des Sciences Criminelles de l’Université de Lausanne.

1.3.2.3.3. Fonds anciens, rares et précieux

Le fonds ancien de la Bibliothèque se compose d’ouvrages, de monographies, de revues ainsi que de cartes topographiques, publiés entre le XVe et le début du XXe siècle.
Ce fonds comprend, d’une part, une collection d’ouvrages rares et précieux, constituée entre 1983 et 2001, qui réunit quelques 600 ouvrages (environ 1000 volumes) illustrant l’évolution des sciences et des techniques entre le XVe siècle et le XIXe siècle. Quelques volumes venant des bibliothèques de section sont venus s’ajouter en 2010 lors du regroupement des bibliothèques de l’EPFL au Rolex Learning Center.
D’autre part, le fonds XIXe siècle est composé de monographies et de revues dans divers domaines comme l’architecture, les mathématiques, la chimie ou l’astronomie. On y trouve également les cartes topographiques suisses Dufour et Siegfried, ainsi qu’un choix de cartes variées, principalement suisses.

1.4. Les réseaux et partenariats

La Bibliothèque de l’EPFL fait partie du réseau des bibliothèques NEBIS, composé de plus de 140 bibliothèques universitaires et de recherche suisses. Leurs fonds accessibles via le prêt en réseau complètent les collections de la Bibliothèque, qui participe ainsi à des accords de réciprocité permettant aux usagers d’accéder à un fonds documentaire très large.

De plus, la Bibliothèque entretient des collaborations étroites avec la Bibliothèque de l’Ecole polytechnique fédérale de Zurich (ETHZ) notamment en matière de développement des collections et d’accès à l’Information scientifique et technique.

Elle collabore également avec la Bibliothèque cantonale et universitaire de Lausanne (BCUL), entre autres en partageant des licences d’accès aux ressources électroniques, et en participant à un consortium de sauvetage des collections en cas de catastrophe.

La Bibliothèque de l’EPFL travaille aussi activement avec le Consortium suisse des bibliothèques universitaires (CSAL), en particulier dans le cadre des négociations avec les éditeurs.

Elle coopère avec la Bibliothèque nationale suisse (BNS) pour la conservation des thèses EPFL.

La Bibliothèque de l’EPFL participe à des réseaux professionnels nationaux et internationaux.

1.5. Les budgets documentaires

La Bibliothèque de l’EPFL reçoit chaque année une enveloppe budgétaire allouée par la Vice-Présidence pour les Affaires Académiques (VPAA) après analyse des besoins et en fonction du budget global à disposition.
Cette allocation se base sur la demande exprimée par la Bibliothèque et étudiée selon le processus budgétaire en vigueur à l’EPFL.
La Bibliothèque détermine ses prévisions de dépenses documentaires en fonction de la population à servir, des usages constatés, de l’activité de publication dans les différents domaines, du coût de la documentation et de l’évolution des prix, en suivant les orientations pédagogiques et scientifiques de son institution.

La dotation globale versée à la Bibliothèque est consacrée à plus de 90% aux acquisitions documentaires, achats et abonnements, tous supports confondus[6].

Chaque bibliothécaire acquéreur reçoit une enveloppe budgétaire annuelle pour assurer les achats d’ouvrages, tous supports confondus, dans son domaine disciplinaire de spécialisation. Il lui revient de répartir la somme allouée entre les sous-domaines disciplinaires, le niveau d’enseignement et le niveau recherche, entre les différents supports, en fonction des besoins et des objectifs de développement des collections. Un bilan d’étape est fait trimestriellement pour ajuster la répartition des budgets, entre domaines comme entre supports.

La Commission de la Bibliothèque (COB) assiste le service dans la décision annuelle sur les abonnements, à prendre ou à abandonner, en fonction de la pertinence de la demande et des budgets disponibles. Si nécessaire, les Vice-Provosts pour la formation et la recherche sont sollicités pour un arbitrage final.

2. LES PRINCIPES DE DEVELOPPEMENT DES COLLECTIONS

Le développement des collections de la Bibliothèque de l’EPFL repose sur la liaison étroite et dynamique avec les publics desservis. La sélection des contenus est effectuée par les bibliothécaires acquéreurs.

Pour répondre aux usages et aux demandes des utilisateurs, les collections, ajustées aux thématiques d’enseignement et de recherche de l’EPFL (current trends), sont prioritairement développées dans leur version électronique si celle-ci existe sur le marché dans de bonnes conditions d’accès[7] et de qualité[8].

Le développement des fonds documentaires doit répondre aux besoins spécifiques de l’Ecole. La Bibliothèque privilégie la sélection de contenus ciblés ; elle ne procède pas à l’acquisition étendue et exhaustive de bouquets[9], exception faite pour les cas où le modèle économique de ce type d’achats est plus avantageux que l’achat au titre.

La Bibliothèque de l’EPFL n’ayant pas de mission patrimoniale, les collections anciennes (XVI-XIXe siècles) ne sont plus développées.

2.1. Le contenu

2.1.1. La couverture disciplinaire

Le développement des ressources documentaires privilégie une visée pluridisciplinaire sur la base des domaines d’enseignement et de recherche de l’EPFL (base polytechnique et disciplines annexes) :

  • Mathématiques
  • Physique
  • Chimie
  • Sciences du Vivant
  • Informatique et Communications
  • Sciences et Techniques de l’Ingénieur
  • Ingénierie de l’Environnement
  • Architecture et Urbanisme
  • Génie Civil
  • Management de la Technologie, Technologie et Politiques Publiques et Ingénierie Financière

Le domaine des Sciences humaines et sociales (SHS) est couvert de manière limitée afin de répondre à des besoins spécifiques identifiés. La BCUL assure la couverture plus large et approfondie de ces domaines. La redondance de l’offre des deux bibliothèques doit être limitée du fait de leur proximité physique.

2.1.2. Les niveaux d’acquisition

Le fonds de la Bibliothèque est constitué de documents de niveau enseignement pour le niveau Bachelor et Master première année et de niveau recherche à partir de la deuxième année de Master.
Le niveau de développement des collections est spécifique à chaque domaine et relatif aux différents types de documents.

2.1.3. Les langues d’acquisition

La langue des documents acquis est, dans l’ordre de priorité, le suivant : anglais puis français. Des exceptions peuvent être faites selon l’offre éditoriale dans le domaine et le niveau de lecture.

2.2. Les supports et les typologies de documents

La politique documentaire de l’établissement vise la cohérence d’ensemble des acquisitions, quels que soient le support et le mode d’acquisition.

2.2.1. Les supports et les formats

2.2.1.1. Les supports

La Bibliothèque de l’EPFL est une bibliothèque principalement électronique (e-only); les acquisitions sur support imprimé sont en diminution permanente et sont fortement limitées.
Elle acquiert et conserve des ouvrages, des revues et des bases de données en privilégiant le support électronique, en principe avec accès distant. Les contenus multimédia sur support physique sont acquis uniquement sur DVD/CD.

2.2.1.2. Les formats

Le format des documents électroniques acquis est le PDF (Portable Document Format), avec OCR (Optical Character Recognition) pour permettre la recherche en plein texte, sans DRM (Digital Right Management) ou DRM light. D’autres formats peuvent être acquis si le format PDF n’est pas disponible.

2.2.2. Les types de documents

Différents types de documents sont acquis par la Bibliothèque de l’EPFL :

  • les monographies et ebooks
  • les périodiques
  • les bases de données
  • les normes et protocoles
  • les cartes, atlas et géo-données
  • les thèses et travaux de master
  • les supports pédagogiques

L’acquisition de brevets, rapports techniques et études de marché, tirés à part, actes de congrès/colloques reste mineure et soumise à examen spécifique.

La Bibliothèque de l’EPFL est chargée du dépôt légal imprimé pour les thèses de l’EPFL. Elle s’engage à conserver un exemplaire exclu du prêt et non accessible au public; elle transmet un exemplaire à la Bibliothèque Nationale Suisse (gestionnaire du dépôt légal fédéral) située à Berne et un autre à l’ETH de Zurich. Toutes les thèses sont signalées et mises à disposition dans l’archive institutionnelle de l’EPFL, Infoscience.

2.3. Les modes d’acquisition

2.3.1. Les sources de sélection

Les bibliothécaires acquéreurs sélectionnent les documents en effectuant une veille systématique et régulière sur les orientations et thématiques de l’enseignement et de la recherche de l’EPFL. Ils s’appuient également sur diverses sources :

  • les suggestions issues des chercheurs et enseignants, notamment via les commissions documentaires internes aux faculté/sections
  • les revues spécialisées du domaine disciplinaire
  • les revues et bases de données professionnelles
  • les catalogues des éditeurs et fournisseurs (libraires)
  • les fiches de cours et bibliographies des enseignants publiées sur la plateforme de gestion IS-Academia de l’EPFL
  • les livrets/supports de cours des enseignants accessibles via Moodle par exemple
  • les propositions d’achats des chercheurs, enseignants et étudiants de l’EPFL

Les ouvrages dont les auteurs et co-auteurs sont affiliés à l’EPFL sont systématiquement acquis.

Les ouvrages publiés par les Presses Polytechniques et Universitaires Romandes (PPUR) sont systématiquement acquis en version électronique, si elle existe. La Bibliothèque reçoit à titre gracieux :

  • un exemplaire imprimé de toutes les publications des PPUR et des EPFL Press ;
  • deux exemplaires imprimés de chaque titre lorsque l’auteur est affilié à l’EPFL.

2.3.1.1. Les tests de produits

L’acquisition de documentation électronique peut faire l’objet préalable d’un test de produit (trial) afin d’analyser les contenus et/ou les fonctionnalités de la plateforme d’accès.

2.3.2. Les achats

La plupart des ouvrages acquis par la Bibliothèque font l’objet d’achats fermes. Dans le cadre des achats d’ouvrages électroniques, la Bibliothèque se dote de dispositifs lui permettant d’assurer à ses usagers un accès pérenne à ces documents.

Pour les ouvrages imprimés dont l’usage est potentiellement élevé, les nouvelles éditions sont systématiquement achetées et se substituent en général aux anciennes.
En principe, la Bibliothèque n’acquiert pas de documents épuisés (out-of-print) ni d’antiquariat (used books). Les demandes d’acquisitions relevant de ce type d’achat sont examinées au cas par cas par le bibliothécaire acquéreur.

2.3.3. Les abonnements

Les contenus acquis sous forme d’abonnement (dépense récurrente) sont sélectionnés par les bibliothécaires acquéreurs en se basant sur les propositions venant de la communauté institutionnelle.

Les demandes de nouveaux abonnements font l’objet d’une demande motivée écrite (formulaire à remplir).

La Bibliothèque assure la collecte des besoins chaque année pendant la campagne d’abonnements qui se déroule de juin à septembre. Les demandes sont soumises à validation préalable par le représentant à la Commission de la Bibliothèque (COB) et le bibliothécaire acquéreur. L’activation des nouveaux abonnements se fait en janvier de l’année suivante.

Concernant les collections électroniques, un certain nombre d’acquisitions (licences d’accès) de gros bouquets ou de bases de données chez les principaux éditeurs en Sciences Techniques Médecine (STM) se font à travers le Consortium suisse des bibliothèques universitaires (CSAL). Ceci concerne principalement les abonnements à des revues et bases de données.

Les produits qui ne sont pas offerts par le CSAL sont acquis directement chez l’éditeur ou via d’autres agrégateurs/intermédiaires.

Tout nouvel abonnement ou ordre permanent (suites) s’ouvre sur support électronique si celui-ci est disponible.

Les abonnements à des revues et les ordres permanents courants à des ouvrages (suites) sur support imprimé sont systématiquement réévalués et font l’objet d’un changement de format quand cela est possible (offre du marché, besoins des utilisateurs).

2.3.4. Les dons et les dépôts

2.3.4.1. Les dons entrants

Est considéré comme don entrant tout document reçu à titre gratuit par la Bibliothèque. Les dons entrants sont examinés par les bibliothécaires acquéreurs et répondent aux critères définis dans la charte des dons. A ce titre, la Bibliothèque est libre de la destination desdits documents.
Les propositions de dons peuvent être refusées par la Bibliothèque sans faire l’objet d’une motivation détaillée des raisons du refus.

2.3.4.2. Les dons sortants

La Bibliothèque peut céder à ses usagers les dons entrants à caractère scientifique en relation avec les domaines d’étude et de recherche de l’EPFL et refusés par les bibliothécaires acquéreurs.
Les documents de la Bibliothèque issus des processus de désherbage peuvent être donnés sur demande du bibliothécaire acquéreur et dans la mesure des moyens disponibles à la Bibliothèque à d’autres bibliothèques, instituts ou particuliers.

2.3.4.3. Les dépôts

La Bibliothèque peut être amenée à gérer ou à recevoir des fonds en dépôt. Dans ce cas particulier, une convention[10] stipule les modalités de ce type de dépôt.
Certaines collections acquises par la Bibliothèque de l’EPFL peuvent aussi faire l’objet d’un dépôt sortant. Elles sont alors transférées dans d’autres bibliothèques ou silos qui offrent des espaces de stockage et de bonnes conditions de conservation. Il s’agit principalement de documents ayant une valeur singulière, rare, parfois patrimoniale. Une convention stipulera les modalités de ce type de dépôt.

2.3.5. Les exemplaires

Les documents acquis en version imprimée sont achetés en un exemplaire.

Plusieurs exemplaires sont achetés pour des ouvrages de référence et/ou fortement consultés – tels ceux de la collection d’Enseignement. Un exemplaire est alors réservé à la consultation sur place.

2.4. L’accès aux collections

Les ressources accessibles à la Bibliothèque, sur place ou à distance, sont référencées dans l’outil BEAST, basé sur le logiciel Primo (Ex Libris).

2.4.1. Collections électroniques

L’accès aux documents électroniques se fait généralement via diverses plateformes distantes (éditeurs, agrégateurs). L’authentification est faite par adresse IP (Internet Protocol) des ordinateurs qui doivent correspondre à celle du campus de l’Ecole.

L’accès hors campus est possible grâce à une connexion VPN (Virtual Private Network) qui alloue momentanément une adresse IP de l’EPFL, voire par authentification unique SSO (Single Sign-On) Shibboleth.

En général, l’accès campuswide est établi pour un nombre illimité d’utilisateurs simultanés. Cependant, selon les offres du marché et les besoins identifiés, certaines ressources peuvent faire l’objet d’un nombre limité d’accès simultanés.
La Bibliothèque ne gère pas de ressources accessibles uniquement par mot de passe individuel. Une exception peut être faite pour des bases de données ne proposant pas d’autres moyens d’accès[11].

2.4.2. Collections physiques

2.4.2.1 Localisation

Les collections sont réparties sur deux niveaux, à l’étage courant et au sous-sol.

2.4.2.1.1 Etage courant

Les ouvrages de l’étage courant sont en libre-accès et répartis dans 5 espaces:

  • Collection d’Enseignement
  • Collection Sciences et Société
  • Collection Arts et Architecture
  • Collection Sciences et Techniques
  • Collection Mathématiques

Les documents sont classés selon la classification décimale universelle (CDU) ou le classement de l’American Mathematical Society (AMS) pour la collection de mathématiques.

Quant aux revues imprimées, les fascicules de l’année en cours (pluridisciplinaires, mathématiques, architecture, management, chimie, physique et matériaux) sont localisés dans les différents espaces de collections en fonction de la discipline, sauf les revues d’Architecture qui disposent d’un secteur spécifique et dont l’état de collection présent remonte aux dix dernières années.

2.4.2.1.2 Sous-sol

Concernant les collections imprimées situées au sous-sol, la plupart sont en libre-accès et réparties dans 2 espaces distincts : d’une part, les documents antérieurs à 2001 issus des anciennes bibliothèques périphériques et de la Bibliothèque centrale de l’EPFL cotés en numerus currens; d’autre part, les documents relégués de l’étage courant au sous-sol selon le principe de gestion dynamique des collections[12], cotés en CDU ou AMS.

Certaines collections sont localisées dans une section de compactus en accès indirect et fermé au public comme les thèses issues du dépôt légal, un exemplaire des polycopiés de cours, le fonds rare et précieux et le fonds de mathématiques du XIXe, siècle ainsi que certains ouvrages grands formats et fonds spécifiques de littérature grise en mathématiques.

2.4.2.2 Prêt de documents

Généralement les documents empruntables le sont pour une durée de quatre semaines renouvelable. Les documents de la collection d’Enseignement sont empruntables pour une durée de deux semaines, permettant ainsi une rotation élevée pour les documents fortement demandés.

Les revues imprimées peuvent uniquement être consultées sur place.

Le fonds ancien, rare et précieux est disponible à la consultation sur rendez-vous. De plus, certains ouvrages d’un coût élevé ou certaines éditions rares sont uniquement consultables sur place.

Les règles de circulation des documents et les politiques de prêts (délai de prêt, renouvellement, nombre de documents empruntables de manière simultanée, etc.) ne dépendent pas uniquement de la Bibliothèque de l’EPFL mais sont établies par le réseau NEBIS.

2.5. Le signalement des collections

Les ressources électroniques acquises sont signalées grâce à un résolveur de liens, exception faite pour les bases de données signalées dans le système intégré de gestion de bibliothèque.

Les ressources en Open Access sont également signalées dans le résolveur de liens, selon une logique de pertinence et de qualité. La sélection est faite par les acquéreurs au même titre que les autres ressources acquises.

Les ressources électroniques produites par les auteurs de l’EPFL (thèses, articles, chapitres de livres, etc.) sont dans la mesure du possible répertoriées et mises à disposition dans l’archive institutionnelle Infoscience.

Tous les documents physiques sont signalés dans le système de gestion intégré de bibliothèque et disponibles dans le catalogue public BEAST et dans les portails des bibliothèques NEBIS et Swissbib.

2.6. L’évaluation des collections

Les collections sont régulièrement évaluées et actualisées selon l’évolution des besoins des publics ainsi que des axes de formation et de recherche de l’EPFL.

Toutes les ressources électroniques acquises par abonnement font l’objet d’une analyse annuelle d’usage, basée sur les rapports d’utilisation fournis par les plateformes d’accès. Les données de consultation (nombre de téléchargements) sont mises en perspective avec les données financières (coûts), afin de pouvoir déterminer le coût à l’usage d’une ressource donnée. Un abonnement à une ressource dont le coût à l’usage est considéré comme trop élevé, est systématiquement remis en question.

Les collections physiques sont également évaluées en s’appuyant sur une série d’indicateurs de base, relatifs notamment à l’usage.

Les statistiques liées aux collections et récoltées annuellement dans un tableau de bord permettent aux bibliothécaires acquéreurs de définir un plan de développement de collections propre au domaine. Il s’agit d’un outil d’évaluation et d’aide à la décision dans les choix et ajustements à opérer en termes de politique d’acquisition.

2.7. Le désherbage et la conservation

2.7.1. Collections électroniques 

L’accès pérenne en ligne aux revues électroniques est garanti pour:

  • les périodiques faisant l’objet d’un abonnement électronique au titre, sauf rare exception
  • achats de back files (achats fermes qui portent sur des années de parution antérieures aux années couvertes par les abonnements courants)

Dans le cadre d’abonnements à des bouquets de journaux, l’accès pérenne est garanti pour une partie des titres, pour une période donnée correspondant à la durée d’abonnement du titre concerné.

En cas de faillite de l’éditeur, ou autre événement déclenchant majeur (trigger event), l’accès à la ressource peut être assuré par les services de conservation numérique et d’archivage électronique (Digital Preservation and Electronic Archiving) fournis par des prestataires tels que Portico et/ou LOCKSS. Ceci est valable pour environ 70% des ressources acquises[13].

2.7.2. Collections physiques

Régulièrement, la Bibliothèque de l’EPFL effectue un inventaire général de ses collections. Ceci a pour but d’identifier les documents disparus et d’envisager leur rachat éventuel ou leur remplacement par un titre équivalent.

Une opération de reliure est planifiée annuellement pour les documents fragiles et/ou détériorés dont la version électronique n’est pas encore sur le marché et dont l’intérêt scientifique rapporté à l’usage est avéré.

2.7.2.1. Principes de conservation

La Bibliothèque de l’EPFL n’a pas de mission patrimoniale. La politique de conservation se limite aux critères et éléments suivants :

  • dépôt légal : thèses et polycopiés produits par l’Ecole sont systématiquement conservés ;
  • éditions Presses Polytechniques Universitaires Romandes (PPUR) : la Bibliothèque conserve un exemplaire de chaque édition de tous les titres parus chez cet éditeur ;
  • édition: lors de l’achat d’une nouvelle édition est conservée uniquement l’édition précédente en un exemplaires, sauf s’il existe une version électronique ; les anciennes éditions des ouvrages de niveau recherche ne sont en principe pas conservées sauf si la Bibliothèque est la seule à les posséder dans le réseau et/ou si le taux d’usage du document est élevé ;
  • les titres de revues imprimées pour lesquels la Bibliothèque offre un accès en ligne garanti de manière pérenne ne sont généralement pas conservés si au moins deux bibliothèques du réseau possèdent les mêmes états de collections ;
  • les documents sur supports obsolètes tels que les disquettes 3.5’’, les cassettes VHS ne sont pas conservés.

2.7.2.2. Principes de désherbage et gestion dynamique des collections

La Bibliothèque de l’EPFL a mis en place le principe de gestion dynamique des collections. Elle procède régulièrement à l’évaluation des collections de l’étage courant, lui permettant ainsi de mettre davantage en valeur et rendre plus facilement accessibles aux usagers les documents les plus demandés.

Les documents de l’étage courant dont l’intérêt scientifique et l’usage sont moindres, sont relégués dans les compactus du sous-sol).

D’autres documents sont éliminés, selon des critères de désherbage[14] pour partie transversaux, pour partie propres à chaque domaine disciplinaire, par exemple :

  • documents jugés obsolètes15 du point de vue de l’information scientifique délivrée
  • documents inadéquats (niveau de l’ouvrage incompatible avec le niveau du fonds de la Bibliothèque)
  • documents usés ou endommagés
  • documents nuisant à la qualité et cohérence du fonds

2.8. La valorisation des collections

Les nouvelles acquisitions de la Bibliothèque sont mises en valeur dans les espaces de la Bibliothèque (présentoirs, slides sur écrans de veille). Elles font également l’objet d’une valorisation en ligne via le site web de la Bibliothèque, la newsletter des bibliothécaires de liaison (spécialistes de domaines) ou les réseaux sociaux.

Des expositions sont organisées afin de valoriser les collections.

Par ailleurs, la numérisation prévue pour des titres rares ayant une valeur scientifique permettra de les préserver et de les rendre largement accessibles, en ligne.
Les actions de formations à l’Information Literacy permettent de rendre plus visibles et exploitables les ressources au sens large de la Bibliothèque grâce à une meilleure appropriation des outils et concepts autour de l’information scientifique et technique par les publics cibles.

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Notes 
1 Cette charte remplace le document intitulé « Politique d’acquisition et de développement des collections de la Bibliothèque de l’EPFL » du 10 juin 2010. Elle est complétée par des documents internes spécifiques à chaque domaine.
Liste des 12 bibliothèques de sections : Bibliothèque scientifique commune – Biscom (Chimie et Sciences criminelles), Bibliothèque de Physique 1, Bibliothèque de Physique 2, Bibliothèque de Mathématiques, Bibliothèque d’Architecture, Bibliothèque des Matériaux, Bibliothèque du CDM (management et finance), Bibliothèque du CRAFT (pédagogie), Bibliothèque I&C (informatique et communications), Centre de documentation CEDEC (urbanisme), Bibliothèque de Topométrie, Bibliothèque de Photogrammétrie.
3 Plus de 300 000 documents en juin 2015.
4 Les documents font référence aux ouvrages et aux revues.
5 Convention pour la collaboration entre la Bibliothèque de l’EPFL et l’Ecole des Sciences Criminelles de l’UNIL, signée le 23 mars 2011
6 Hors masse salariale, année de référence : 2015
7 Pour plus de détails, voir partie D.1
8 Pour plus de détails, voir partie B.1.2
9 Bouquet = ensemble défini par l’éditeur de titres d’e-books ou de périodiques
10 Par exemple : Convention pour la collaboration entre la Bibliothèque de l’EPFL et l’Ecole des Sciences Criminelles de l’UNIL, 23 mars 2011.
11 Une expérimentation des procédures de mise en place des accès individuels est menée. Elle sera évaluée fin 2016 pour déterminer la faisabilité de ce type de gestion à plus long terme.
12 Cf. 2.7.2.2
13 Année de référence : 2015
14 Le désherbage est une opération courante qui consiste à éliminer des documents afin de permettre le renouvellement des collections et de proposer une offre documentaire répondant aux besoins des publics.
15 Les critères d’obsolescence sont spécifiques à chaque discipline.